POLITIQUE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS DE COPAP INC.

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La protection des renseignements personnels est une priorité absolue pour Copap Inc. Nous sommes tenus de respecter les lois et la réglementation applicables en matière de protection des renseignements personnels, y compris la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (la « Loi »). La présente politique (la « Politique ») énonce nos pratiques en matière de collecte, d'utilisation, de divulgation et de conservation des renseignements personnels.

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PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES

Dans toute organisation, le défaut de protéger les renseignements personnels peut accroître le risque d’atteinte à la vie privée. Ces atteintes peuvent entraîner divers problèmes tels que l’atteinte à la réputation de la personne ou la fraude ou un vol d’identité. Nous protégerons les renseignements personnels contre la perte ou le vol, l’accès, l’utilisation ou la communication non autorisée, la modification ou la destruction, par des mesures de sécurité et de protection administratives, techniques et physiques appropriées. Les différentes sortes de renseignements personnels que nous collectons sont entre autres des renseignements d’identité, des coordonnées de contact et des renseignements professionnels  

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COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous recueillons des renseignements personnels pour diverses raisons, notamment en lien avec les activités professionnelles de notre entreprise. Pour ce qui est de notre personnel, nous ne collecterons que les renseignements personnels nécessaires à leur dossier ressources humaines, tel que prévue par la loi. Les informations collectées ne seront utilisées que pour les finalités spécifiques pour lesquelles elles ont été recueillies, sauf en cas de consentement supplémentaire de l'employé.

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CONSENTEMENT

Le consentement éclairé de l'employé sera obtenu avant la collecte et l'utilisation de ses renseignements personnels, sauf si une exception légale s'applique. Dans ce cas, l'employé sera informé des finalités de la collecte, de l'utilisation et de la divulgation de ses renseignements personnels. La forme du consentement peut varier selon les circonstances et le type de renseignements recherchés.

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UTILISATION DE RENSEIGNEMENTS

Nous utiliserons les renseignements personnels que dans le cadre de la prestation de nos services et nous nous engageons de ne pas les utiliser pour un usage autre que celui pour lequel ils ont été collectés, sauf si nous avons obtenu le consentement de l'individu ou si la loi l'exige. Nous limiterons l'accès aux renseignements personnels à nos employés qui en ont besoin pour exercer leurs fonctions.

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DIVULGATION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous ne divulguerons les renseignements personnels à des tiers qu'avec le consentement de l'individu, sauf si cela est requis par la loi ou si cela est nécessaire pour fournir les services demandés par l'individu. Nous prendrons les mesures nécessaires pour nous assurer que les tiers qui reçoivent les renseignements personnels sont tenus de respecter la confidentialité et la sécurité des renseignements.

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CONSERVATION DE RENSEIGNEMENT PERSONNELS

Nous conserverons les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour remplir les fins pour lesquelles ils ont été collectés et conformément aux lois et réglementations applicables. Nous prendrons des mesures de sécurité raisonnables pour protéger les renseignements personnels contre la perte, l'utilisation abusive, l'accès non autorisé, la divulgation, la modification ou la destruction. Les données sont conservées sur un serveur externe.

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ACCÈS ET RECTIFICATION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Les individus ont le droit d'accéder aux renseignements personnels que nous avons collectés à leur sujet et de les corriger, s'ils sont inexacts. Nous nous engageons à répondre à toutes les demandes d'accès et de rectification dans les délais prescrits par la loi.

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RESPONSABILITÉ

La responsabilité de la protection des renseignements personnels est partagée par l'ensemble de l'organisation. Nous avons nommé un responsable de la protection des renseignements personnels et nous nous assurons que tous nos employés soient au courant de nos obligations liées avec la protection des renseignements personnels.

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Coordonnées du responsable de la protection des renseignements personnels

Le Responsable de la protection des renseignements personne est le conseiller juridique de l’entreprise. Ce dernier est le premier point de contact pour les personnes cherchant à obtenir de l’information sur le traitement de leurs renseignements personnels ou ayant des inquiétudes à cet égard.

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Responsabilité de l'employé

L'employé est tenu de faire tout en son pouvoir pour protéger les données confidentielles que ce soit les siens ou celles d'une tierce partie. Il incombe à chacun de nos employés de s’informer au sujet de ses obligations en vertu de la Politique et de la Loi. Les employés doivent signaler toute violation de cette politique ou de la Loi à leur gestionnaire ou au Responsable de la protection des renseignements personnels de l’entreprise.

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Responsabilité du superviseur

En plus des responsabilités susmentionnées, les gestionnaires doivent informer les employés sous leur charge de l’obligation de respecter cette politique et la Loi. Ils doivent également examiner toute question portée à leur attention au sujet de la Politique ou de la Loi ou faire enquête à ce sujet. Au besoin, les gestionnaires et les superviseurs doivent aviser le Responsable de la protection des renseignements personnels et travailler de concert avec lui ou lui transmettre certaines questions.

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Le responsable de la protection des renseignements personnels

Il fournira des conseils et des directives aux cadres supérieurs, aux gestionnaires, aux superviseurs et aux employés en ce qui concerne le traitement des renseignements personnels.

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FORMATION DES EMPLOYÉS

Nous nous assurerons de donner les compétences nécessaires à nos employés pour répondre rapidement et efficacement en cas d'incident de confidentialité. Nous encourageons également nos employés à signaler tout incident suspecté ou réel de confidentialité à notre responsable de la protection des renseignements personnels afin que des mesures puissent être prises immédiatement.

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INCIDENTS DE CONFIDENTIALITÉ

Un incident de confidentialité est défini comme toute violation ou menace potentielle de la sécurité ou de la confidentialité des renseignements personnels. Cela peut inclure, mais sans s'y limiter, la perte, le vol, l'accès non autorisé, la divulgation, la destruction ou l'altération de renseignements personnels.

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Procédure de traitement d'un incident de confidentialité

Si un incident de confidentialité est détecté ou soupçonné, nous prendrons des mesures immédiates pour enquêter sur l'incident et pour limiter tout dommage potentiel. Nous aviserons également les individus concernés et les autorités compétentes, conformément aux exigences légales et réglementaires en vigueur.

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Avis d'un incident

Les individus concernés seront avisés de tout incident de confidentialité qui affecte leurs renseignements personnels. Nous aviserons également les autorités compétentes, y compris la Commission à la protection de la vie privée du Québec, conformément aux délais prescrits par la loi. En outre, nous aviserons notre équipe de gestion interne et, si nécessaire, nos partenaires d'affaires impliqués dans l'incident.

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Délais de notification pour les incidents

Nous notifierons les individus concernés et les autorités compétentes dans les meilleurs délais possibles, généralement dans les 72 heures suivant la découverte de l'incident. Toutefois, il peut y avoir des circonstances qui retardent la notification, comme le temps nécessaire pour effectuer une enquête appropriée.

Modification de la Politique

Nous pouvons modifier cette politique de façon courante et sans préavis pour nous assurer d’être à jour avec toute disposition législative en vigueur. Nous vous conseillons de consulter cette politique au besoin pour rester au fait de la façon dont nous traitons les renseignements personnels.